Secretaresse

Samenvatting

Wijkteams Arnhem is op zoek naar een proactieve secretaresse die het managementteam ondersteunt in een dynamische omgeving. De functie omvat 28 tot 32 uur per week met een salaris tussen de €2.903 en €4.335 per maand, afhankelijk van ervaring. De rol is tijdelijk met uitzicht op een vast dienstverband en vereist minimaal MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of directieondersteuning.

Verantwoordelijkheden

De secretaresse is verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het managementteam. De taken omvatten:

• Agendabeheer: Het maken van complexe afspraken en het beheren van agenda’s, met aandacht voor voorbereiding en opvolging.
• Mailboxbeheer: Beheren van de mailboxen van de directeur en managers, inclusief prioritering van urgentie.
• Facilitaire ondersteuning: Regelen van zalen, catering en kantoorbenodigdheden.
• Correspondentie en presentaties: Opstellen en controleren van concepten voor brieven en PowerPointpresentaties.
• Gastvrije ontvangst: Zorgen voor een vriendelijke ontvangst van bezoekers.
• Contacten onderhouden: Onderhouden van contacten met interne en externe organisaties, waaronder gemeenten.
• MT-vergaderingen ondersteunen: Notuleren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten.
• Procesverbetering: Voorstellen doen voor effectievere en efficiëntere processen.

Vereisten

De ideale kandidaat heeft:

• Meerdere jaren ervaring en minimaal MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of directieondersteuning.
• Een sterk gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ervaring in een gemeentelijke context.
• Ervaring met notuleren van MT-vergaderingen is een pré.
• Vaardigheden in agendabeheer in een complexe werkomgeving.
• Competenties zoals servicegerichtheid, communicatieve vaardigheden, stressbestendigheid, plannings- en organisatievaardigheden, creativiteit, flexibiliteit en integriteit.

Arbeidsvoorwaarden

De functie biedt een uitdagende rol binnen een jonge en dynamische organisatie. De arbeidsvoorwaarden omvatten:

• Een salaris in schaal 6 van de CAO Sociaal Werk, afhankelijk van ervaring.
• Een Individueel Keuze Budget met 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Mogelijkheden voor reiskostenvergoeding, fietsplan, thuiswerkvergoeding en vakbondscontributie.
• Deelname aan het jaarlijks Wijkteams Arnhem Feest.

Over Werkgever

Wijkteams Arnhem richt zich op alle inwoners van Arnhem, ongeacht leeftijd of beperking. Ze bieden ondersteuning aan mensen die tijdelijk niet zelfredzaam zijn, met als doel hen sterker te maken en beter te laten functioneren in de samenleving. De organisatie hecht waarde aan verbinding, betrouwbaarheid, doortastendheid en bewustzijn in hun werkzaamheden.